Weekly News

Bäst upphandling med strategiskt grepp


Upphandlingsmyndigheten lyfter den offentliga upphandlingen från att vara en formaliaprocess till att bli ett strategiskt verktyg för utveckling.

I dag är upplevelsen bland många upphandlare att man släcker bränder. Man behöver beslutsfattandes förståelse och jobba strategiskt redan i den förberedande fasen.

– Den bästa affären uppnås när den upphandlande myndigheten tar ett strategiskt grepp om hela inköpsprocessen, från behovsanalys och målsättning till genomförande och uppföljning, säger Inger Ek, generaldirektör för Upphandlingsmyndigheten.

Hon menar att man generellt fortfarande ser upphandling som en stödfråga och en formalitet, men att inköp är mycket mer än så. Problemet ligger till viss del i ordet ”offentlig upphandling” som syftar till själva upphandlingsprocessen, när den i själva verket bara är en liten del av en lång kedja. Den stora delen handlar om den förberedande fasen, som sker innan man gör upphandlingen, och den efterföljande och uppföljande fasen.
– I framgångsrika kommuner ser man hela inköpsprocessen som en viktig fråga, ur ekonomiska, sociala och miljömässiga perspektiv. Det borde vara av högsta prioritet för alla kommuner, det är ju trots allt skattebetalarnas pengar det gäller.

I Sverige används 640 miljarder kronor till upphandlingar varje år. Det är en femtedel av landets BNP.
– Det är för stora summor för att inte användas på ett smart och effektivt sätt, säger Inger Ek.

Offentlig upphandling är en process för inköp av varor och tjänster som görs av enheter inom den offentliga sektorn och som regleras av speciella lagar och regler. Syftet med reglerna är att säkerställa att myndigheter behandlar alla som vill få affärskontrakt med offentlig sektor lika. Regelverket för offentlig upphandling är likadant i hela EU/EES. Myndigheterna ska enligt EU-reglerna välja leverantör på affärsmässig grund – alltså den som erbjuder den bästa varan, tjänsten eller entreprenaden till det bästa priset.


Upphandlingsmyndigheten är en stödjande och främjande myndighet vars uppdrag är att utveckla och förmedla kunskap, verktyg och metoder för offentlig upphandling. Myndigheten verkar för en rättssäker, effektiv, socialt och miljömässigt hållbar upphandling till nytta för medborgarna och näringslivets utveckling, främjar innovativa lösningar inom upphandling samt verkar för att upphandlingens strategiska betydelse ökar.
– Konkret kan det också handla om att ta fram hållbarhetskriterier, öka kompetensen inom innovationsupphandling, bidra till att standardisera den elektroniska inköpsprocessen och på olika sätt underlätta för små och medelstora företag att delta i upphandling. Vår målgrupp är upphandlande myndigheter, leverantörer och potentiella leverantörer, branschorganisationer och andra myndigheter, säger Inger Ek.

En av de stora utmaningarna kring offentlig upphandling handlar om dialog. Inte minst en tidig dialog mellan beställare, upphandlare och leverantör. När Upphandlingsmyndigheten gjort undersökningar i små och medelstora kommuner och bland leverantörer så har det visat sig att dialogen genomgående setts som en framgångsfaktor. Det handlar helt enkelt om att klargöra behov, tänka långsiktigt och göra inköp utifrån rätt parametrar.
– I dag är upplevelsen bland många upphandlare att man släcker bränder. Man behöver beslutsfattandes förståelse och jobba strategiskt redan i den förberedande fasen, säger hon.

För beslutsfattarna handlar det om att ta ett helhetsgrepp för att veta vilka behov man har i framtiden, arbeta långsiktigt med bra affärer, jobba effektivt med de resurser man har och använda skattemedel förnuftigt. En annan viktig del är att inte göra upphandlingarna onödigt komplicerade.
– Vi har ett problem i dag med allt för få anbud per upphandling. I de flesta upphandlingar är det så få som ett eller två anbud. Detta beror till stor del på att leverantörerna tycker att det är för komplicerat att ansöka och att kraven på innehåll inte går i linje med efterfrågan.

En uppfattning bland vissa leverantörer är också att den som dumpar priset vinner.
– Här är det viktigt att den upphandlande enheten är tydlig med vad de efterfrågar. Det ska inte enbart handla om pris utan också om att få det som efterfrågas, menar Inger Ek.

Sist men inte minst är uppföljningen viktig, för att se så att man gjorde rätt val och har bra underlag till nästa upphandling.
– Tyvärr har detta ofta en låg prioritet. Men uppföljningen är väldigt viktig, i denna ska man kunna visa hur mycket bättre verksamheten blev av upphandlingen som gjordes. För hur det än är så gör en bra upphandling nytta och detta borde man bli bättre på att lyfta. De goda berättelserna behövs. Återigen, det handlar om skattebetalarnas pengar, avslutar Inger Ek. 

Fakta

Ålder: 53 år

Bor: Stockholm och Göteborg

Utbildning: Juridisk kandidatexamen

Bakgrund: VD, stadsjurist och upphandlingschef

Dela artikeln

Journalist

Caroline Säfstrand

Fler artiklar

European Media Partner

Om oss

European Media Partner är en ledande content marketing byrå som producerar nischade cross media-kampanjer på sex olika marknader i Europa. Kampanjerna, producerade under namnet “Analys”, distribueras tillsammans med ledande dagstidningar såväl som på våra kampanjsidor och samarbetspartners olika plattformar.

www.europeanmediapartner.com

European Media Partner

Våra kampanjsidor